< Van papier naar digitaal >

Het aanbieden van digitale oplossingen zit ons bij iAdvise in het bloed. We zijn fan van onze projecten, zeker als we een echte meerwaarde kunnen betekenen voor onze partners. Dat is ook het geval bij CSP Zeebrugge. We hielpen hen bij de transformatie van een heuse papierstroom naar een vlotte digital solution.

Van papier naar digitaal! Het papierwerk van de havenarbeiders werd immers vervangen door een app, die overal meekan. Gedaan met documenten invullen, doorgeven en invoeren. Alles in 1 oplossing. Yard Operations to the rescue? We vroegen het aan Tom Dauwe, IT Manager bij CSP Zeebrugge.

Op zoek naar optimalisatiemogelijkheden

“Binnen onze werking zaten we qua locatie met een klassieke dubbel: heel veel zaken gebeuren bij ons buiten, maar de administratie gebeurt of gebeurde binnen. Om dat proces te digitaliseren en vereenvoudigen, zijn we op zoek gegaan naar optimalisatiemogelijkheden. Het uiteindelijke doel was om de administratie meteen door de foreman te laten uitvoeren en zo dubbel werk en vertragingen te vermijden. Vroeger noteerde de foreman het verslag op papier. Dit papier kwam binnen voor verwerking, maar bleef geregeld liggen. En met het papier ook de vervolgstappen, zoals administratieve afhandeling en facturen. Dankzij Yard Operations kunnen onze foremen de administratie heel eenvoudig zelf doen.”

Welke efficiëntieslag was voor CSP het grootste target?

We gingen vooral voor een digitaal proces, dat dubbel werk uit onze processen kon halen en waardoor we een snellere administratieve afhandeling konden bekomen. Daarnaast wilden we de verantwoordelijkheid net daar leggen waar die hoorde. De foremen zijn deel van het team, dan is het niet nodig om iemand anders de digitale input te laten uitvoeren als zoiets meteen kan. En als derde punt was een gemakkelijker werkverdeling een mooie extra. Door alles op tablet inzichtelijk te maken, kan de planning overal meegenomen en bijgewerkt worden.

Wat is het uiteindelijke verdict?

Alle targets zijn vlot gehaald. Tijdswinst, verantwoordelijkheid bij de foreman, digitalisatie, acceptatie: de opzet is geslaagd. Daarnaast hebben we gemerkt dat de applicatie gebruiksvriendelijk (sommige gebruikers gingen er mee aan de slag zonder uitleg) én flexibel is. Door kleine aanpassingen konden we ook onze ‘nieuwere’ business van auto-transport snel oppikken. Dit was echt een grote added value voor ons. En door de opbouw van de applicatie hebben we ook heel wat zelf in de hand, en hoeven we niet voor elke kleine parameterwijziging naar de developers te stappen.

< De flexibele en directe manier van samenwerken is echt super, samen met het opleveren van een heel goed werkend product binnen budget en tijd. >

Hoe heeft CSP de samenwerking met iAdvise ervaren?

We waren op zoek naar een partner waar we op konden vertrouwen. Waar je, wanneer projecten gesloten zijn, toch nog nog feedback krijgt en vragen mag stellen, kortom dat het echt een langetermijngebeuren is. We hadden geen nood aan een partij die een oplossing schrijft en dan verdwijnt. We vonden wat we zochten bij iAdvise en merkten dat we allebei die langetermijnvisie delen. Daar klikken we heel goed in, waardoor onze samenwerking enorm vlot en soepel verloopt.

In die samenwerking vind ik de directe lijn een heel handig gebeuren, Diego (Process Improvement Executive) spreekt met onze eigen Developers en de Project manager / Product Owner. De Project Manager en Product owner voelen heel goed aan waar zij wel/niet nodig zijn. Hierdoor gaat er heel weinig tijd en informatie verloren. Vaak zie je dat er onnodig tijd verloren gaat aan randzaken, vertaalslagen,… maar dankzij jullie werkwijze is dit dus niet het geval. Dat is vooral voor mij handig omdat ik ontzorgd word en mij ook geen zorgen hoef te maken, dankzij tijdige feedback.

De flexibele en directe manier van samenwerken is echt super, samen met het opleveren van een heel goed werkend product binnen budget en tijd. Dit zorgt voor veel vertrouwen en geeft mij het gevoel dat iAdvise ook doet wat ze zeggen. Zij houden zich aan hun woord.

Benieuwd hoe wij jou van papier naar digitaal kunnen helpen?