De planning van een schip verslepen in een kalender. Een tijdslot aanpassen. Het volume van een levering automatisch laten berekenen. Voor de gebruiker zijn het maar een paar klikken in een applicatie. Maar achter die eenvoud zit een hele reeks spelregels, controles en koppelingen met andere systemen die correct moeten werken. Wat eruitziet als een simpele handeling, activeert in werkelijkheid een technisch complexe motor. Is software bouwen eenvoudig?
In deze blog nemen we je mee onder de motorkap van planningssoftware die we bouwden voor een klant in de havensector. Je ontdekt welke complexiteit erachter schuilt en hoe we die vertaalden naar software die vlot werkt voor de gebruiker. Want wat eenvoudig oogt, is technisch vaak allesbehalve eenvoudig.
Havenplanning is geen administratie, maar operatie
In een havenomgeving komen schepen, trucks en treinen samen. Elk met hun eigen timing en afhankelijkheden. Schepen liggen meerdere dagen aan de kade. Tanks kunnen niet tegelijk gevuld en geledigd worden. Externe inspecties bepalen wanneer een schip mag vertrekken en wanneer niet.
Je merkt het: planning in de havensector is geen administratieve oefening, maar een operationeel cruciaal proces. Vertragingen kunnen bovendien leiden tot financiële claims of boetes.
Om die context scherp te krijgen, beginnen we een nieuw project steevast met workshops. “We zetten bij de start van een project bewust eerst een stap terug”, aldus Bart Peeters, analist en projectmanager bij iAdvise. “Waar veel organisaties meteen in oplossingen beginnen te denken, willen wij eerst goed begrijpen hoe de organisatie in de praktijk werkt.”
Hij vertelt hoe we bij deze klant in de havensector te werk gingen: “We brachten planners, operations en IT samen en maakten het planningsproces inzichtelijk met eenvoudige wireframes. Dat was nodig om de juiste inzichten te verzamelen. Want zodra je de dagelijkse realiteit wil vertalen naar software, bots je al snel op de onderlinge afhankelijkheden tussen vessel-, truck- en railplanning.”
Zo brachten Bart en zijn collega’s de volledige operationele realiteit van de klant in kaart: schepen die dagen aan de kade liggen, veiligheidscontroles en goedkeuringen die de timing bepalen, en boetes bij vertragingen. “Pas wanneer je het hele verhaal begrijpt, kan je het betrouwbaar digitaliseren”, besluit Bart.
Businesslogica vertalen naar robuuste planningssoftware
Voor dit traject maakten medewerkers de planning in Excel. Dat is begrijpelijk: operationele teams kiezen vaak voor Excel omdat het flexibel is en snel werkt. Maar net daar schuilt het risico. Excel controleert niet of de planning ook echt uitvoerbaar is. Daardoor konden ze roosters opstellen die operationeel onmogelijk waren, met alle gevolgen van dien.
De uitdaging was dus niet om een Excelbestand één-op-één te digitaliseren, maar om de spelregels achter de planning correct naar software te vertalen.
In een havenplanning moet rekening gehouden worden met onder meer:
- Beschikbare ligplaatsen
- Diepte van ligplaats versus diepgang van het schip
- Laad- en lostijden
- Veiligheidscontroles en goedkeuringen
- Contractuele afspraken en tijdslots
Al deze spelregels zetten we om naar logica, zodat de planningsapplicatie wijzigingen automatisch controleert.
Een eenvoudige drag-and-drop naar een nieuw tijdslot in de kalender is technisch dus veel meer dan gewoon de datum wijzigen. Zodra een medewerker de planning van een schip verplaatst, controleert het systeem automatisch of het tijdslot past, of de ligplaats geschikt is, of er geen conflicten ontstaan met andere planningen, enzovoort.
De gebruiker ziet alleen de opties die effectief mogelijk zijn en krijgt duidelijke feedback wanneer iets niet kan. Wat intuïtief aanvoelt, steunt dus op een hele reeks achterliggende controles. Dat is het verschil tussen een gewone digitale planning en intelligente planningssoftware.
Fysica omzetten naar code
Een van de meest onderschatte technische uitdagingen zat in de volumeberekening van vloeibare gassen. In de haven registreren pompen hoeveel liters er verplaatst worden, maar voor rapportering moet je dat omzetten naar tonnage. Dat vraagt meer dan een simpele rekensom: je moet rekening houden met debieten, dichtheden, conversies tussen eenheden en restvolumes in leidingen.
De klant deed die berekening vroeger met een complex Excelbestand met meerdere tabbladen vol formules en conversies. Vandaag gebeurt dat automatisch binnen de applicatie.
Voor de gebruiker lijkt het eenvoudig: je ontvangt een overzichtelijke PDF met het berekende volume. Maar achter dat document zit een hele reeks fysische formules en conversielogica. Wat eruitziet als een simpel rapport, is het resultaat van een berekeningsmotor die alles correct verwerkt.
Wat levert technisch doordachte applicatieontwikkeling op?
De technische complexiteit in de applicatie vertaalt zich in concrete resultaten. “Bij de applicatie voor truckplanning werd een efficiëntiewinst van ongeveer 30 procent gemeten,” vertelt Bart. “Maar minstens even belangrijk zijn de minder zichtbare voordelen: een hogere datakwaliteit, vlottere samenwerking en een efficiëntere opvolging. Zo versterkt de organisatie het vertrouwen en wordt ze een betrouwbare partner voor scheepsbedrijven en andere betrokkenen.”
Doordat de businessregels expliciet in het systeem zitten:
- Worden conflicten sneller zichtbaar of meteen vermeden
- Werken planners binnen duidelijke grenzen
- Daalt de druk van last-minute problemen oplossen en opnieuw plannen
Dat zorgt voor meer grip op de operatie. Hetzelfde team kan meer volume verwerken, zonder extra mensen in te hoeven zetten. De schaalbaarheid zit hier dus niet in sneller werken, maar in software die medewerkers ondersteunt en fouten helpt voorkomen.
Daarnaast wordt de planning een betrouwbare bron van data. Omdat alle logica en spelregels expliciet gemodelleerd zijn, ontstaat er ook een stevig fundament voor verdere optimalisatie of (semi-)automatische planning in de toekomst.
Complexe software bouwen begint bij het begrijpen van processen
“Complexe software bouw je niet door meteen met de technologie te starten, maar door eerst de businessprocessen van de klant scherp te krijgen”, zegt Bart. “Dat vraagt nieuwsgierigheid. Elk project betekent je inwerken in een nieuwe operationele realiteit met regels, uitzonderingen en risico’s.”
Met ruim 20 jaar ervaring in verschillende sectoren heeft iAdvise een brede basis opgebouwd om processen snel te doorgronden en te vertalen naar werkbare software. Volgens Bart zit de meerwaarde in het feit dat we twee talen spreken: die van de business en die van IT. “Technologie is vaak vergelijkbaar, maar processen zijn vrijwel altijd uniek. Daarom vertrekken we vanuit de vraag: wat maakt dit proces uniek, en hoe vertalen we dat correct naar betrouwbare techniek?”
De kern is eenvoudig: technologie is generiek, businessprocessen zijn uniek. Pas wanneer je procesregels expliciet maakt en in je software verankert, krijg je een systeem dat betrouwbaar blijft, ook als het volume stijgt of de operationele realiteit complexer wordt.
Misschien is software bouwen dan toch niet zo eenvoudig ;-)
