Van Excel naar digitaal scheepsdossier

International Car Operators (ICO), wereldleider op het gebied van roll-on/roll-off cargo, maakt een flinke groeispurt. Met de groei van het bedrijf nemen ook de volumes en bewegingen toe en daarmee de data rondom de operationele diensten. Al deze gegevens komen samen in een scheepsdossier. Een dossier dat nodig aan digitalisering toe was, om de groei van ICO te blijven ondersteunen. Van Excel naar digitaal scheepsdossier met Oracle APEX!

Om de operationele diensten én alle informatie over scheepsoperaties te verenigen in een ‘digital vesselfile’, werd Oracle APEX ingezet. Dit deed ICO in samenwerking met iAdvise: al jaren hun partner in het ontwikkelen van slimme webapplicaties op basis van Oracle Solutions. Dit traject had echter behoorlijk wat voeten in de aarde. Bij het scheepsdossier zijn namelijk veel departementen en klanten betrokken, met ieder zo hun eigen wensen en vereisten.

Te veel data en uiteenlopende werkwijzen

Binnen ICO is een bulk aan data beschikbaar met betrekking tot de operationele processen, waarbij de verantwoordelijke departementen allemaal werken volgens hun eigen methoden. Daardoor was het noodzakelijk om allereerst al deze verschillende templates en bestandstypes handmatig samen te brengen in een gemeenschappelijk Excel-bestand.

De Excel-sheet waarin de detailplanning en -opvolging van alle scheepsoperaties stond opgeslagen, was op een gegeven moment dermate groot dat het een halve minuut duurde voor het bestand überhaupt opende. Het was dus hoog tijd voor een digitaal alternatief voor dit gigantische bestand en deze inefficiënte werkwijze.

Eén centraal platform

Het Terminal Operating System (TOS) vormt de kern van het digitale landschap van ICO. Dit systeem werkt met een Oracle database waarop verschillende interne diensten informatie opslaan over de cargo, scheepsoperaties, planning en meer. Het vormt een van de belangrijkste bronnen voor het scheepsdossier.

iAdvise ontwikkelde een platform op basis van Oracle APEX om data uit TOS en andere bronnen – denk aan Excel-sheets, Word-bestanden en mails – samen te voegen en op gebruiksvriendelijke wijze weer te geven in het digitale scheepsdossier. Zónder dat klanten ook maar iets merkten van deze switch.

Het digitale scheepsdossier is inmiddels al enkele maanden live en bewijst dat het tijd bespaart, de foutmarge verlaagt, communicatie efficiënter maakt en de transparantie verhoogt.

Benieuwd hoe het verhaal van Excel naar digitaal scheepsdossier in zijn werk is gegaan? Louis Van Den Broucke en Olivier van de Perre vertellen het je graag!

Lees de volledige reference case